「退職した社員が業務で使っていたChatGPTやClaudeはどうなっているのか」──そう問われて言葉につまる情シスも多いのではないでしょうか。

生成AIサービスの業務利用は、近年広がりました。法人契約で導入したツールもあれば、現場が「便利だから」と個人契約で利用し、じわじわと社内に浸透しているサービスもあります。会社が把握・承認しないまま業務で使われる生成AIは「シャドーAI」と呼ばれ、管理上の課題となります。

退職処理の対象から漏れた生成AIアカウントには、業務情報が蓄積されたまま残るおそれがあります。本記事では、シャドーAIを含む業務用の生成AIアカウント全般を対象に、具体的なリスクを整理した上で、利用実態の棚卸し、退職時のアクセス権や業務資産を整理するオフボーディングの再設計を、情シスが明日から動き出せる手順としてご紹介します。

【関連記事】シャドーAIとは？生成AIの業務利用によるリスクについて解説

退職時の整理漏れで残る三つのリスク

退職者の生成AIアカウントが放置されることで、企業はどのようなリスクを抱えるのでしょうか。これらのリスクは在職中から存在しますが、退職時にアクセス権や業務データの整理が漏れると、その後も残るおそれがあります。三つの観点で整理しておきましょう。

リスク1：業務情報がアカウント内に残り続ける

一つ目のリスクは、退職前に入力された業務情報が、ベンダー側のアカウント内に残ったままになるという問題です。会議の音声・議事録、顧客の名前と打ち合わせ内容、未公開の提案書、企画書のドラフト、システム設計のロジック、ソースコード──こうした業務情報が蓄積された状態のまま残る可能性があります。

保存されたデータへのアクセスと、入力データの学習利用は、分けて確認する必要があります。

アクセス権の整理が漏れると、退職者本人が過去の業務データを参照できる状態が続き、持ち出しや目的外利用につながるおそれがあります。一方、入力データがAIモデルの学習に使われるかは、サービス・契約・設定によって異なります。これは退職をきっかけに生じる問題ではないため、利用開始時から条件を確認し、入力できる情報を決めておく必要があります。

リスク2：アカウント乗っ取り経由の二次被害

二つ目のリスクは、管理外のまま放置されたアカウントがサイバー攻撃の標的になるという問題です。退職処理の対象から漏れたアカウントでは、権限の見直しや異常の確認が行われないおそれがあります。過去の業務会話・添付ファイル・カスタマイズしたAIエージェントなどが残っていれば、不正アクセス時の被害につながります。

ここで、個人メールアドレスで業務用の生成AIアカウントを登録していた場合を考えます。そのメールアカウントの乗っ取りや、認証情報の窃取が起きたとしましょう。攻撃者が連動するサービスの不正利用を試みる過程で、放置された生成AIアカウントにもアクセスするおそれがあります。自社が管理していない経路から、自社の業務情報が外部に流出する──これは情シスが管理していないアカウントでは検知や調査が難しくなる事態です。

リスク3：ガバナンス・監査上のリスク

三つ目のリスクが、企業全体のガバナンス・監査体制への影響です。「社内に、どんな生成AIアカウントが、誰によって、どれだけ存在するのか」──この問いに答えられなければ、社内規程に沿った利用や退職時の権限削除が行われているかを確認しにくくなります。利用者・管理者・保存される業務情報の所在を把握し、管理状況を説明できるようにすることが大切です。

特に問題になるのが、インシデント発生時の対応です。「業務情報が外部に流出した可能性がある」という事案が起きたとき、利用アカウントを把握していなければ、調査対象の特定から始めなければなりません。初動が遅れ、影響範囲の確認や被害拡大の防止に支障が出るおそれがあります。

これらのリスクを抑えるには、在職中から利用実態を把握し、退職時に「必要な業務データを引き継ぐ」「アクセスを止める」「処理結果を確認する」という対応を組み込むことが重要です。

次章では、まず手をつけるべきシャドーAIの棚卸しから、具体的な手順を見ていきます。

まずやるべき「シャドーAI棚卸し」の3ステップ

三つの情報源を突き合わせ、契約・管理形態に応じた引き継ぎと停止処理につなげる。

退職時のオフボーディングを再設計する前に、まず取り組むべきなのは、社内にどんな生成AIアカウントが存在しているのかを把握することです。以下の方法でシャドーAIを洗い出し、承認済みの法人契約サービスの一覧とも突き合わせましょう。

棚卸しなしにオフボーディングを設計しても、「退職者が何を使っていたか分からない」状態は変わりません。ここで重要なのは、単一の手段では全体像を把握しきれない場合があるという点です。シャドーAIの棚卸しは、経費精算データ／現場ヒアリング／ネットワークログという三つの情報源を順に確認し、結果を突き合わせて進めます。

【ステップ1】経費精算データから個人課金AIを洗い出す

着手点の一つが、経費精算データの分析です。法人契約していない生成AIサービスでも、業務利用の費用を社員が経費精算で申請している場合は、利用の手掛かりになります。経理部門と連携し、例えば過去12カ月分の精算データから生成AI関連サービスを抽出しましょう。

抽出時のキーワードとして、例えば、以下のような名称をフィルタリング対象に入れておきます。

【抽出するキーワード例】

分類	抽出キーワードの例
生成AI本体	OpenAI、ChatGPT、Anthropic、Claude、Gemini、Perplexity、Copilot
AI議事録・要約	Notta、tl;dv、Otter、Fireflies、Rimo Voice、YOMEL
AI開発支援	Cursor、GitHub Copilot、Tabnine、Replit
AIワークフロー	Notion AI、Zapier、Make

経費精算データの抽出では、一定額以上の決済だけを対象にすると、少額の生成AIサービスを見落とすおそれがあります。金額だけで除外せず、サービス名・ベンダー名なども確認しましょう。

海外ベンダーへの支払いには外貨建て決済もあるため、決済通貨の欄も確認すると手掛かりになります。ただし、日本円で支払われるサービスもあるため、通貨だけで抽出対象を絞らないようにしましょう。

抽出したサービスごとに、利用者・業務利用アカウント・利用開始時期・契約名義・プラン名・金額・支払周期を一覧化しておくと、後の対応方針が決めやすくなるでしょう。

【ステップ2】現場ヒアリングで無料版・個人アカウント利用を把握する

次にチェックすべきは、経費精算データでは捕捉できない、無料プランの利用や、個人払いで会社に申請していないケースです。

これを把握するには、アンケートや現場へのヒアリングが有効です。申告への抵抗感がある場合は、匿名アンケートで概況をつかむ方法もあります。ただし、退職時に停止するアカウントを特定するには、別途、利用者とアカウントの対応関係を確認する必要があります。

【全社匿名アンケートの質問例】

• 業務で利用している生成AIサービスを、すべて挙げてください
• 利用頻度（毎日／週数回／月数回／不定期）
• 契約名義（会社／個人）と費用負担（会社払い／経費精算／自己負担／無料）
• 業務データ（顧客情報、社内資料、議事録など）をAIに入力したことがあるか

アンケート開始時には、利用実態の把握と安全な業務環境の整備が目的であることを説明しましょう。申告内容の閲覧者や取り扱いは人事・法務とあらかじめ決め、従業員へ伝えます。一律に懲戒等を行わないと約束するのではなく、安心して相談できる窓口と明確な運用ルールを用意することが大切です。

アンケートで全体像をつかんだ後は、各部門の代表者経由のヒアリングで詳細を掘り下げます。「現場ではどう使われているのか」「なぜそのサービスを選んだのか」「会社契約のツールでは何が足りないと感じているか」といった質問への回答から、承認済みサービスでは満たせない業務要件を把握できます。この結果は、後にSSO統合・法人契約への切り替えを進める際の重要な判断材料になります。

【ステップ3】ネットワークログ・SaaS管理ツールで追加検知する

三つ目の情報源が、技術的な検知です。社内ネットワークのプロキシやSWG（Secure Web Gateway：Web通信を保護する仕組み）のログから生成AIサービスのドメインへのアクセスを抽出すると、未申告の利用を調べる手掛かりになります。ただし、接続履歴だけでは業務利用や入力内容まで断定できないため、本人への確認と組み合わせましょう。

生成AIを含むSaaSの利用把握には、管理・可視化ツールも役立ちます。主な種類と役割は次のとおりです。検出できるサービスや情報は、各製品の対応範囲と連携設定によって異なります。

カテゴリ	主な役割
SaaS管理ツール（SMP）	利用しているSaaSを一覧で可視化し、未承認SaaSの自動検出、利用ユーザー・利用状況の把握、アカウントの棚卸しを支援
CASB（Cloud Access Security Broker）	クラウドアプリへの通信を分析し、利用実態の可視化、リスクのあるアプリの統制、データ移動のコントロールを実現
IdP（IDプロバイダー）／IDaaS（クラウド型のID管理サービス）	SSOやMFA（多要素認証）などの認証機能を提供。連携したサービスの認証ログやユーザー情報を、利用状況の確認に活用できる

それぞれのツールは役割が異なるため、自社の状況に応じて組み合わせて活用するのが基本です。「すでに自社が利用しているサービス」を起点に検討するのがコスト面でも実装面でも現実的でしょう。

ただし、社内ネットワークを通らない利用はその通信ログに、企業のIdPを使わない利用はIdPのログに現れません。取得できるログの範囲を確認するとともに、調査対象は業務に必要な範囲に絞り、社内規程に沿って取り扱いましょう。

技術的な検知は「補助手段」と位置付け、ステップ1の経費精算データ分析、ステップ2の現場ヒアリングと組み合わせる前提で運用するのが現実的なアプローチです。

退職時オフボーディングの再設計──アカウント種別ごとの停止チェックリスト

ここからは、いよいよ退職時オフボーディングの再設計に入ります。ただし、ひと口に生成AIアカウントといっても「法人契約でSSO（シングルサインオン）連携あり」「社員が個人で登録している」などタイプによって管理のしやすさは大きく異なります。

まずアカウントを管理形態で4つのタイプに分け、それぞれに合った停止プロセスを設計していきましょう。

アカウント種別の整理──4つのタイプ

退職時のオフボーディングで対応すべき生成AIアカウントは、大きく次の4タイプに分類できます。

【アカウント種別の4タイプ】

タイプ	概要	管理者の関与	停止時の注意点
①法人契約・SSO連携あり	IdP経由でログイン	あり	停止連携・残るアクセスを確認
②法人契約・SSO連携なし	法人契約だがIDは個別管理（ベンダー側で個別発行）	あり（サービスごとの管理）	サービスごとに停止・結果確認
③個人課金・経費精算あり	社員が個人で契約、経費で精算	なし（経理経由で把握可能）	本人の対応と業務範囲の記録を確認
④個人契約・経費精算なし	無料版または個人払いで業務利用	なし	利用の申告と業務データ整理を確認

タイプ①は認証を一元管理しやすい一方、停止連携の設定確認が必要です。タイプ③④は会社が直接管理できない場合があり、本人への確認が欠かせません。これらのタイプが混在することを前提に、手順を整えましょう。

ここからは、各タイプの退職時に求められる対応を、具体的なアクションレベルで整理します。

【タイプ①】法人契約・SSO連携あり

法人契約でSSO連携がある場合でも、IdPのユーザー停止だけですべてのアクセスが直ちに遮断されるとは限りません。ログインの認証とアカウントの停止連携は別の機能です。停止連携の設定・反映時間、サービス側の既存セッション、直接ログイン、APIキーなどを確認し、必要な失効処理を行います。

停止・削除に先立って、必要な業務データや共有資産の引き継ぎ、保存要件を確認します。その上で、業務利用を終了する時点に合わせてアカウントを停止し、残るアクセス経路を失効させます。テストアカウントによる事前検証に加え、退職者本人のアカウントの停止記録まで確認しましょう。

【関連記事】MFAやSSOの実現で重要な「IdP（IDプロバイダー）」とは？

【タイプ②】法人契約・SSO連携なし

法人契約していてもSSO連携していないサービスの場合、ベンダーの管理画面から該当ユーザーを個別に停止する必要があります。その際、求められるのは以下のような対処です。

• 管理画面へのログインと、退職者アカウントの状態確認
• 退職者が作成した共有資産（カスタムGPTs、共有プロジェクト、共有プロンプトなど）の引き継ぎ確認
• アカウントの無効化、セッション・APIキー等の失効、保存要件を確認した上での削除
• 不要なライセンス割り当ての解除と、契約数・請求への反映確認

このタイプはサービスごとに停止作業が必要なため、退職処理から漏れるおそれがあります。退職時の個別停止に加え、半年に一度など時期を決めて、すべてのSSO未連携サービスについて在籍者リストとアカウント一覧を突き合わせる作業をルーティン化するなどが、現実的な対処として挙げられます。

【タイプ③】個人課金・経費精算あり

このタイプの場合、社員が個人名義で契約しているため、会社の管理権限だけではアカウントを停止できない場合があります。よって、経理部門・人事部門との連携が必須となります。その上で、以下のような対処を行いましょう。

1.経費精算データから、退職者が個人課金している生成AIサービスを特定

2.退職者本人に対し、退職前に以下を実施するよう依頼

• 保存義務や証拠保全の必要性を確認し、必要な業務データを会社管理の環境へ引き継ぐ
• 引き継ぎ後、不要な業務会話・アップロードファイルを削除し、業務用の共有リンクや外部接続を解除する
• 業務用に契約した有料プランの解約等を確認する。私用と共用している場合は、私的データや個人契約全体の削除を一律に求めない

3.業務に関係する引き継ぎ・削除・解約等の実施記録を確認する。証跡に私的な会話や支払情報を含めない

4.退職後、最終経費精算で会社への経費申請が継続していないかを経理側で確認。個人契約の請求・解約状況は本人の証跡で確認

ポイントは、本人と業務利用の範囲を確認し、必要な引き継ぎ・削除・精算まで完了を確かめることです。会社が管理できる範囲と本人に依頼する範囲を分け、私的な情報に立ち入らない手順を用意しましょう。

【タイプ④】個人契約・経費精算なし（無料利用を含む）

把握が難しいのが、会社へ経費申請せず、個人契約や無料プランで業務利用されているアカウントです。在職中の棚卸しに加えて、退職面談でも本人に業務利用の申告を促し、対応漏れを確認します。

• 退職面談のチェックリストに「業務で利用した生成AIサービスの申告」を独立項目として追加
• 必要な業務データを引き継ぎ、保存・証拠保全の要否を確認して不要な業務データの削除を依頼する。実施記録の確認は業務に関係する範囲に限る
• 機密情報の不適切な入力や漏えいのおそれが判明した場合は、情シス・法務等へ連携し、必要な調査と対応を行う

ここでも、申告の目的と情報の取り扱いを明示し、社員が自ら状況を開示しやすい環境を整えることが重要です。退職時だけでなく、日常的に相談できる窓口を周知しておきましょう。

退職フローへの組み込み

タイプ別のチェックリストができたら、これを既存の退職フローに組み込みます。多くの企業で、退職時には以下のようなチェック項目が運用されているはずです。

• メールアカウントの停止
• ファイルサーバーへのアクセス権剥奪
• 社用PC・スマートフォンの返却
• 入館証・社員証の回収
• VPN・社内システムへのアクセス停止

ここに「生成AIアカウントの引き継ぎ・停止・結果確認」を独立項目として追加するのが基本です。業務利用の終了時点を人事・所属部門と決め、例えば、次のような流れで進めます。

【退職時の生成AIアカウント対応スケジュール】

タイミング	実施内容
退職予定の把握時	管理台帳・経費精算データから対象を抽出／本人・関係部門と停止日時を調整
引き継ぎの準備時	棚卸し結果を本人と再確認／追加利用の申告／業務データの引き継ぎ・保存範囲を確認
業務利用の終了前	タイプ①②の停止手順・実施予定を確認／タイプ③④の本人対応の進捗を確認
退職日・業務利用の終了時点	IdPとサービス側の停止／残存セッション・APIキー等の失効／対象アカウントの停止確認
退職後の確認時	停止処理の漏れ・不要なライセンスを確認／最終精算と業務用契約の解約状況を確認

このスケジュールに沿って動くには、経理部門・人事部門・所属部門との連携が欠かせません。経理は経費精算データの共有と最終精算チェック、人事は退職予定の早期共有と停止日時の調整、所属部門は業務資産の引き継ぎ、情シスはアカウントの棚卸し・停止・結果確認──といった役割分担を明文化しておきましょう。

SSO・IdP連携と継続的な棚卸しで、一元管理を進める

タイプ別の個別対応に加え、継続して業務利用するサービスは、法人契約やSSO・IdP連携による一元管理を検討しましょう。ただし、必要な機能や契約条件はサービスごとに異なります。連携できないサービスも管理対象に含め、個別の停止手順を用意する必要があります。

法人プランを検討するときは、SSOの有無だけでなく、退職時の処理に必要な管理機能を確認することが大切です。

【法人プランで確認する管理機能】

管理機能	確認する内容	退職時の確認点
認証	SSOの対象範囲・直接ログインの可否	別経路でログインできないか
停止連携	IdPからの停止反映・セッションやAPIキーの失効	停止結果と反映時間を確認できるか
業務資産の引き継ぎ	共有資産の所有者変更・必要データの保存	アカウント削除前に引き継げるか
記録・課金	管理操作の記録・ライセンス割り当てと請求	処理の完了と不要な費用を確認できるか

※利用できる機能や管理権限は、契約プランと設定によって異なります。

SSO・IdP連携は管理を効率化する手段ですが、退職処理が一つの操作だけで完結するかは、各サービスの停止連携、既存セッションやAPIキーの失効、共有資産の引き継ぎ方法によって異なります。実契約と設定に基づいて確認し、必要な個別処理を退職フローに含めます。

“見えないアカウント”を可視化して、業務インフラの管理体制を整えよう

生成AIの業務利用が広がる中、退職時の整理対象には、メールや社内システムだけでなく生成AIアカウントも含める必要があります。業務情報の残存、アカウント乗っ取りによる被害、管理状況を把握できない問題を抑えるために、在職中の棚卸しと退職時の処理をつなげましょう。

シャドーAIは利用実態を把握した上で、業務上の必要性、扱う情報、利用条件、管理の可否に応じて、承認・法人契約への移行・利用停止を判断します。誰がどのサービスを使っているかが見える状態をつくり、退職時に業務資産の引き継ぎとアクセス権の整理を確認できる仕組みを整えていきましょう。