非常に多くのビジネスパーソンが、メールやスケジュール管理にMicrosoft Outlookを利用しています。OutlookにはTeamsとの連携などにより工数を削減する機能がありますが、それでも多くの時間をメールの作成やスケジュール管理に費やしています。

そうした中で近年、Microsoft 365 Officeのソフトと連携できるAIアシスタント「Copilot」で、Outlookの作業を効率化できる機能が登場しています。

本記事ではCopilotでOutlookの作業を効率化するテクニックをご紹介します。

CopilotとOutlookで使える機能

AIアシスタントであるMicrosoft 365 Copilotは、Officeソフトと連携することで、日々の業務を効率化して仕事のやり方を大きく変える可能性があります。特にOutlookとCopilotを連携させることで、メールの内容把握や返信、スケジュール登録作業などにかかっていた時間を大きく削減することができます。

Copilotは2025年に機能が大きく進化しており、今後も機能のアップデートが進んでいくことが予想されます。Copilotには無料版も存在するため、まずは試してみることで、実際の効果や利用イメージを体感できます。。

Outlookで使えるCopilotテクニック

メール処理・スケジュール管理・過去メールの検索を一気に効率化し、日々の業務を大幅に時短できる実践テクニックをご紹介します。

メール処理の自動化

メールの処理は日々の業務の中で、何度も繰り返し行われている作業です。メールはビジネスにおけるコミュニケーションツールとして中心的な役割を果たしており、その内容把握や返信メール作成に多くの工数がかかっている場合があります。

例えば長文のメールや、繰り返しやり取りが続いているメールは、内容を理解するために熟読する時間が必要になります。Copilotには「要約機能」があり、こうしたメールの要点をAIが探し出して簡潔にまとめてくれます。

さらに、返信メールの作成を自動化できる機能があり、相手に送りたい内容を簡潔に伝えると、それを基に適切なビジネス用メール文章に変換することが可能です。また、複数のメールの中から重要度の高いメールを見つけ出す機能があり、優先的に処理すべきメールを抽出し重要な案件の対応漏れを防ぐことが可能です。

スケジュール管理の効率化

Outlookのスケジュール機能を、Copilotで効率化する機能があります。複数の関係者に対して会議を招集する場合に、全員の空き時間を探し出す機能です。

そのほかにもTeamsと連携させることで、Copilotで会議中の議事録を自動作成する機能や、アクションアイテムを抽出する機能があります。会議中に録音したデータを参加者と共有することも可能です。

過去メールの検索機能

過去のメールの中から関係する情報を探し出そうとして、いつ頃のメールだったか忘れてしまい探すのに時間がかかることがあるでしょう。CopilotではOutlookに保存された膨大なメールの中から、必要な情報だけを抽出する機能があります。

さらにメールに添付された議事録や説明資料などの関連するドキュメントを自動的に表示することが可能で、自分が忘れていたメールの中からでも必要な情報を見つけられます。こうした機能を使えば、単純に作業を効率化するだけでなく意思決定の質を高めることが可能です。

Copilotの注意点

CopilotとOutlookを連携させることでさまざまな機能による業務の効率化が可能な一方、情報管理などのセキュリティ面には注意が必要です。特に機密情報の漏洩については十分に注意して、AIが生成した内容を確認して誤送信が発生しないよう注意が必要です。

Copilotにはセキュリティ面で人的ミスを削減する機能が備わっています。企業が作成している情報セキュリティポリシーをCopilotで読み込んでおいて、出力内容が規定に抵触していないかをチェックすることが可能です。

Copilotの実用例

例えば、管理部門の業務では、関係する部署との会議の調整や、社内連絡でスケジュール管理や情報共有が必要です。Copilotには関係者の空きスケジュールを抽出する機能や、会議の議事録や要約を作成して共有する機能があり効率化につながります。

営業部門では顧客と多くのメールをやり取りするため、メール内容の把握や、返信メールの作成に多くの時間が必要です。Copilotを活用すれば、長文メールの要約や返信メール作成機能により、これら内容把握・返信作成の対応スピードの向上が可能です。

Copilotは根本から業務を変える可能性がある

CopilotとOutlookを連携させると、業務の効率化や意思決定の質を向上させる機能で、日々の作業を大きく改善できる可能性があります。実用例で挙げた部門以外でも、多くの業務部門で有効な活用方法が考えられます。

今後Copilotの機能改善がさらに進むと、単純な作業時間の削減だけではなく創造的な業務の質向上にもつながる可能性があります。