コロナ禍以降、オンライン会議の機会が増加し、現代のビジネスに欠かせない存在になっています。コロナ禍が過ぎた現在でも、オンライン会議は移動時間を削減でき、録音データで内容を振り返れるメリットから、継続して活用されています。

しかし、オンライン会議には、議事録の作成やアジェンダの準備など、手間のかかる作業が多くあります。そうした手間を削減するために近年AIを活用する企業が増加しており、その中でMicrosoft 365 CopilotはMicrosoft製ソフトと連携できる機能が注目されています。

本記事ではMicrosoft 365 Copilotの概要やオンライン会議の効率化に有効な機能をご紹介します。

Copilotの概要とオンライン会議で使える機能

Microsoft 365 CopilotはWord、Excel、Outlookなどのソフトと連携して動作するAIアシスタントで、Teamsと連携させることでオンライン会議のサポート機能が利用できます。すでに普段からTeamsのオンライン会議を利用している企業では、それほど多くの手間をかけずにCopilotを導入できます。

Copilotを導入すると、会議前のスケジュール登録や資料共有、会議中のリアルタイム要約・多言語対応、会議後の議事録や要約作成まで、一連の作業を自動化できます。これまでオンライン会議にかかっていた手間を大幅に削減できる可能性があります。

Copilotをオンライン会議に導入するメリット

Copilotをオンライン会議に導入するメリットについて、会議前・会議中・会議後それぞれのケースでご説明します。

会議前

Outlookと連携し、メールの件名や宛先、本文をAIが読み取ることで、自動的に会議を設定して出席依頼を作成したり、（メールの内容を基に）アジェンダを作成したりする機能があります。これにより、事前準備の手間を削減することができます。

会議中

会議中にリアルタイムで内容を要約する機能があり、聞き取れなかった内容を把握し、論点を見失わず議論に集中できるメリットがあります。またCopilot Agentが議論の中から懸念点やアクションを抽出する機能があり、参加者が見逃していた懸念点のフォローや次のアクションの整理ができます。

さらにCopilotは、Teamsの通訳機能と連携して自然な会話のように翻訳するため、スムーズな意見交換が可能です。トランスクリプト（文字起こし）にも対応していて、自分が選択した言語に翻訳することが可能です。

会議後

Microsoft 365 Copilotには、Teams会議の議事録や要約を自動で作成する機能があり、参加者はメモを取ることなく会議の内容に集中できます。会議後には、要約メモやアクションアイテムが参加者に共有されるため、各自が担当者に確認することなく、会議の内容を簡単に振り返ることができます。

Copilotをオンライン会議に導入する注意点

Copilotをオンライン会議に導入するためには、まずMicrosoft 365 対応のライセンスを取得して、トランスクリプト（文字起こし）機能を有効化する必要があります。ライセンスは有料であり、必要な機能に応じて利用料がかかるため部署などの経費負担が発生します。

また作成された録画データは、セキュリティの問題により編集や閲覧が一部制限されます。開催者や共同開催者には編集権限が付与され、参加者には閲覧権限が付与されますが、外部参加者には編集や閲覧権限が与えられないので注意が必要です。

Copilotを導入する企業が増えている

Microsoft 365 CopilotはMicrosoftのソフトと連携し、オンライン会議の手間を削減できる多彩な機能を備えているため、導入する企業が増加しています。その導入効果は効率化だけではなく、会議の品質向上につながる本質的な改善効果も期待できます。

今後日本企業の多くが抱える問題である人材不足の解消や生産性向上を目指すためには、Microsoft 365 Copilotの導入を検討する必要があるかもしれません。