企業の生産性向上や働き方改革に貢献しているITツールの一つに、RPA(Robotic Process Automation)があります。RPAは比較的導入しやすい業務自動化ツールではありますが、まだ使ったことがないという方も多いでしょう。そこで本記事では、初めてRPAを導入するという方におすすめのRPAツール「Power Automate」について解説します。

Power Automateとは

Power Automateはマイクロソフトが提供しているRPAツールです。プログラミングの知識やスキルがなくても直感的な操作で使えるノーコード・ローコードのツールであり、Word、Excel、Outlookといったマイクロソフトのサービスはもちろん、外部サービスとも連携しながら利用できます。

そもそもRPAとは、パソコンでのデスクワークを自動化するソフトウエア型のロボットです。RPAで業務を自動化するためには、作業の内容と手順を人が事前にインプットしておく必要があり、画面上のどこをクリックするか、どのタイミングでキーボードを操作するか、といった作業手順を細かく指定しておかなければ正常に動いてくれません。そういったRPAの仕組み上、作業手順やルールが決まっている定型業務や単純な動作を大量に繰り返す業務を自動化するのに活用されています。

Power Automateの種類

Power Automateは「クラウドフロー」と「デスクトップフロー」の2種類に大きく分けられます。

クラウドフローは、クラウドで実行されているアプリ・データ・サービスを使った業務を自動化することができ、単にPower Automateと呼ぶ際はこちらを指すのが一般的です。デスクトップフローは、PCのデスクトップ上で動作するアプリ・データを使った業務であれば自動化することができ、Power Automate Desktopと呼ばれます。

クラウドフロー(Power Automate)は有料のサービスであり、月額2,000円程度からのコストがかかります。しかし、デスクトップフローで自動化可能な業務に加えて、多種多様なクラウドサービスとの連携や、スケジュール・トリガーの実行、ほかのアカウントとのフローの共有といった便利な機能を利用できます。

一方、デスクトップフロー(Power Automate Desktop)はWindows 10/11ユーザーであれば無料で利用できます。無料ではあるものの、PC上で行う多くの操作を自動化できるので、個人や少人数で活用するのであれば十分な機能を有しているといえるでしょう。

Power Automate Desktopで自動化できること

RPAを初めて導入する場合は、Windows 10/11ユーザーであれば無料で利用できるPower Automate Desktopをまず使ってみるのがおすすめです。Power Automate DesktopでRPAに慣れてから、必要に応じて有料のPower Automateにアップグレードしたり、別のより専門的なRPAの導入を検討したりするとよいでしょう。Power Automate Desktopでも、日々行っているさまざまな定型業務や単純作業を自動化することが可能です。具体的には、次のような業務を自動化できる可能性があります。

・特定のフォルダに保存されているファイルの名称を変更し、日付を加える
・業務で利用しているシステムに自動でログインし、CSVデータをダウンロードする
・特定のメールの添付ファイルを指定したフォルダに保存する
・Excelで管理しているデータを業務システムに転記する
・Excelで管理しているデータを自動で集計しやすい形に加工する

注意点として、Power Automate Desktopにはあらかじめ指定した日時になると自動で実行するスケジュール機能や、特定の条件を満たした場合に自動で実行するトリガー機能は備わっていません。そのため、RPAを実行するには人が手動でボタンを押さなければならないことを認識しておきましょう。また、ほかのRPAと同様に、業務フローの中で人の判断が必要になる場合は自動化が難しいため、自動化できる業務かどうかの見極めも重要になります。

RPAで繰り返し行う業務の効率化を

生産性向上や働き方改革を実現するには、日々行っている業務を自動化していくことが重要です。RPAで対応可能な業務を自動化していき、自分自身は人にしかできないクリエイティブな業務に集中することで、生産性が大きく向上するでしょう。自分の業務の中で定型業務や単純作業がある場合は、Power Automateでの自動化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。