近年、多くの企業が少子高齢化の影響で人材確保の難しさに頭を抱えています。そうした中で大企業を中心に大卒初任給が上げられていますが、それでも新規の人材確保は容易ではありません。また新規採用人材は入社後に即戦力になるわけではなく、一定の育成期間が必要になります。

そうした問題を抱える企業の人材不足問題の解決に繋がる取り組みの一つが人材データベースの活用です。人材データベースは社員一人一人の能力やキャリアをデータベースで管理するシステムで、社員ごとに違う特性を活かせる職場に配置することで業務効率の向上を目指します。現代の社会情勢を背景として今後多くの企業で導入が進む可能性があります。

人材データバンクとは？

人材データベースとは社員一人一人が持つスキルやキャリア、さらには性格や適性検査の結果といった内面的な情報までを登録したデータベースです。従来は多くの企業で人材情報はエクセルや紙で管理をされてきていました。その後IT技術の登場により情報の一元管理と有効活用を目的とした「ERPシステム」へと移行が進められるようになりました。

ERPシステムは社員の給与やスキルなど必要な情報をまとめて管理をするシステムで、導入にはコストや管理工数がかかる課題がありました。これらの問題点については、クラウドサービス化することで、導入コストや管理工数が削減されるようになりました。

人材データベースを導入することで、それまでのエクセルや紙による管理と比較してより多くの情報が管理できるようになりました。例えばスキルや内面などの情報を管理することで、よりその人材に適した職場や、相性の良い上司と組み合わせるという活用方法が可能になりました。

人材データベースで管理する情報

人材データベースでは基本的な属性情報、スキル、経歴、メンタルなどのさまざまな情報が登録されます。それぞれの活用方法を併せて解説します。

基本属性

● 本人の年齢や性別、所属部署、役職などの基本的な情報
● 住所や電話番号などの個人情報
● 知的障害や性同一性障害などの特殊な情報

資格・スキル

● 本人が所有している資格情報（語学力や専門知識、技能資格など）
● 語学力は海外との取引がある部署で必要
● 簿記や会計の専門職場では関連する資格の保有が必要
● 工場勤務ではフォークリフトや溶接など固有技能の保有が必要

経歴

● 本人のこれまでのキャリア情報（勤務社名、配属職場、担当業務など）
● 本人がどのような職場でキャリアを積み上げるのが良いかの判断

メンタル・マインド

● 内向的、外向的といったような性格の情報で、営業職や技術職など適した職場を判断
● 本人のモチベーションが低迷している場合は異動や業務替えなどを検討
● 気分の落ち込みやストレスの蓄積などはメンタル疾患予防が重要

表彰歴・勤怠

● 本人が過去に受賞した社内外の表彰歴など
● 欠勤や遅刻などで勤務態度や過去の健康状態などを評価

健康診断結果

● 入社時からの身長、体重、血圧、心拍数、レントゲンデータなど
● 年齢による体力、視力、聴力低下は現場作業勤務が可能かの判断に必要
● 生活習慣病予防のため血糖値などの推移を定期的にウォッチする

人材データベースの注意点

人材データベースを利用する際の注意点をいくつか解説します。

まず個人情報が機密事項にあたるため、漏洩防止対策が必要になることです。例えば一部の情報は、本人の上司と人事部署以外は閲覧制限で見られなくするという対策があります。また社内ネットワークのセキュリティを強化することで、社外への漏洩を防止することも重要です。

次に、データベースは定期的に更新しないと情報が古くなり信頼性が落ちます。せっかくコストをかけて作成したデータベースが効果的に使用できなくなるため、半年や一年に一回など頻度を決めて情報を取り直す作業が必要です。

また、人材データベースの導入には初期投資や初期導入工数がかかります。これらのコストについては、導入してから人材配置を効率化することで回収することが可能です。ただし必ず導入が成功するわけではないので、事前のリサーチや導入後のメンテナンスなどに注意が必要です。

人材データベースの活用で人材管理を効率化

近年の労働力不足で多くの企業が人材確保に悩んでいます。ビジネスを継続させるために長期的な視点で考えると、限られた人材を効率よく配置し高いモチベーションを維持してもらう仕組みづくりが必要になります。そのために人材データベースの活用が重要になってきます。