社内にPCを調達する際は、PCの選定や納品対応や導入後の運用管理など、考えておくべきことが多くあります。本記事ではPC調達において起こりうる課題や、さまざまなPCの調達手段について解説します。

PC調達で考えておくべきこと

社内に業務用PCを調達する際に起こりうる課題を4つご紹介します。コストや管理体制を考慮した上で、余裕を持った導入スケジュールを立てておくことが特に重要です。

業務に適したPCの選定

業務用のPCを調達する際には、従業員の業務に支障をきたさないよう、適切なスペックのPCを選定しなければなりません。CPUやメモリ、ストレージ、外部インターフェースといったハードウエアの仕様やOSのバージョンなど、多くの要素を考慮する必要があります。社内や社外で持ち運び可能なノートPCを選定することが一般的で、サイズや重量も重要な選定ポイントです。内蔵カメラや無線LAN機能も、選定する際の重要なポイントになります。

事務作業が中心となる部署では、汎用的なスペックのPCでも問題にならないことが多いでしょう。一方で、開発系の部署では利用するソフトウエアの関係上、CPUやメモリ、グラフィックボードなどの高いスペックのPCが必要となる場合があります。 導入コストを安く抑えるためには、できる限り使用するPCを統一することが望ましいです。そのため、高いスペックのPCが必要となる対象者が少ない場合には、個別に対応するのもよいでしょう。

導入スケジュールの策定

PCを導入する際には、調達先の選定、PCの選定、発注、納品対応、社員への通知と配布、セットアップ、古いPCの回収や廃棄まで、多岐にわたる作業が必要です。特にセットアップについて、PCを利用する社員自身に任せる場合は、そのためのマニュアル作成も不可欠です。社内で使用するセキュリティソフトやネットワークの設定方法についても、同様にマニュアルを整備しておくとよいでしょう。

納品後のPCにトラブルが生じた場合、業務が停止してしまうリスクがあります。そのため調達を一斉に行うのではなく、部署ごとにタイミングをずらすことが有効です。また、納品直後のPCや回収したPCの保管場所の確保も重要な課題となります。

管理体制の整備

調達したPCやソフトウエアの管理体制を整えることは、運用上の混乱を避けるために不可欠です。時期や配布方法などの情報を社員に適切に連絡すること、社員からの問い合わせに対応できる体制を整えることが求められます。

また、PCの型式やメーカー、調達方法がバラバラであると、管理業務が煩雑になりがちです。情報システム部門の人員だけでは手が回らない場合は、PCの調達や運用管理に対応する外部のサービスを活用することも一つの手段です。例えば、購入からレンタルへの切り替え、PCの破損などに備える保証やサポートのサービスや、IT運用管理ツールの導入などを検討してはいかがでしょうか。

導入および運用コスト

PCの導入にあたっては、初期コストのほかに運用期間中に発生するランニングコストも考慮する必要があります。PCの型式や導入台数によってコストは大きく異なり、購入、リース、レンタルなどの調達方法もコストに影響します。

運用コストとして代表的なのはソフトウエアの更新費用です。全社員のPCに導入するセキュリティソフトのほか、特定の社員のみ業務上必要となるソフトウエアがあり、専門的なソフトウエアの中には数百万円単位のライセンス費用がかかるものもあります。ライセンスの更新のタイミングでは、必要性や使用頻度を確認して継続の要否やライセンス数の変更などを検討するとよいでしょう。

またPC故障時の修理や代替品にかかるコストがあり、管理業務をアウトソーシングする場合はその費用も発生します。これらの費用を含めた長期的な計画を立てることが重要です。

PC調達の手段

PCを調達する手段としては、購入、リース、レンタルが一般的です。購入は初期費用が高くなりますが、リースやレンタルは契約期間に応じた費用が発生します。リースで長期利用するとレンタルより割安ですが、中途解約には違約金が発生します。レンタルの場合は中途解約が可能で、故障時もレンタル会社との契約に基づいてレンタル会社が対応してくれます。

近年はPCをサブスクリプションで提供する、DaaSと呼ばれるサービスも登場しました。DaaSではPCの導入や更新、廃棄のコストがかからないため、PCのライフサイクル全般をサービスとして利用できることがメリットです。導入できるPCの選択肢が幅広く、複数のメーカーや型式、最新の端末も利用できます。

事前の準備でPC調達の手間を削減しよう

PCを調達する際は、PCの選定や導入コストだけでなく、運用管理体制の整備や運用コストの配慮も必要です。調達手段として、購入、リース、レンタル、DaaSなどさまざまな選択肢があるので、社内リソースを考慮して最適な方法を選ぶことが大切です。情報システム部門で調達作業を進める際は、運用期間全体を見通した長期計画を立てた上で、調達の手間を削減できる方法を検討してみましょう。