この記事では、クラウドワークフローシステムの概要や、システム導入によって期待できるメリット、クラウドワークフローシステムの選び方について解説します。

既存業務の効率化の限界を感じたとき、導入を検討したいのがクラウドワークフローシステムです。ワークフローシステムは生産性向上に役立つシステムですが、これをクラウド化すれば、さらなる生産性の改善やコスト削減に役立ちます。

クラウドワークフローシステムとは

クラウドワークフローシステムとは、クラウド化され、オンライン上で利用が可能になったワークフローシステムのことです。従来のワークフローシステムに比べて導入ハードルが低いことや、拡張性が高いことなどから、導入を検討する企業は増えています。

クラウドワークフローシステムと従来のオンプレミスのワークフローシステムの最大の違いは、物理サーバーを必要としないことです。これまでワークフローシステムを導入したい場合、クライアントはサーバーを設置する必要があったため、負担が大きいという問題がありました。しかしクラウドワークフローシステムでは物理サーバーを必要としないため、最小限の負担で業務効率化を推進できます。

クラウドワークフローシステムのメリット

クラウドワークフローシステムを導入するメリットとして、下記の三つが注目されています。

• 初期費用が安い
• メンテナンス負担が小さい
• 働き方改革につながる

まず、クラウドワークフローシステムは物理サーバーを必要としないので、初期費用はオンプレミスと比べてはるかに安く済ますことができます。物理サーバーを新たに導入する場合、非常に高額なため、導入できる組織は限られます。

一方で、クラウドワークフローシステムであれば、サーバーの導入費用を削減し、システム利用に伴うセットアップ費用だけで済みます。また、オンプレミスとは異なりシステムそのものの初期費用も安く、月額や年額でライセンス料金を支払うだけで良いので、やはり初期の費用負担を小さく抑えられます。

物理サーバーを自社で持たないということは、メンテナンス負担もかからないということです。サーバーを自社で保有する場合は保守管理コストがかかりますが、クラウドワークフローシステムならその必要はありません。

また、システムをクラウド経由で利用できることから、システム利用の制約も緩和されます。オンプレミスのワークフローシステムはサーバーが設置されているオフィスに利用が制限されていましたが、クラウドであればオフィスはもちろん、自宅やサテライトオフィスからでも利用できます。

これまでシステムの都合上、社員にオフィスワークを強制していた企業も、クラウドワークフローシステムの導入で大規模な働き方改革を推進することができるでしょう。

クラウドワークフローシステムのデメリット

クラウドワークフローシステムは非常に便利な製品ですが、一方で注意しておくべきデメリットもあります。

まず、クラウドワークフローシステムはあくまで初期費用負担が小さいのが強みであって、トータルコストではオンプレミスと比べて大きくなる可能性があります。システムを利用している間はずっとライセンス料金が発生するため、長期運用となるといつの間にかコストがオンプレミスを上回っていることもあるでしょう。

また、社内の既存システムとの連携に対応していない可能性もあり、事前に確認しておかないと業務効率が下がってしまうかもしれません。セキュリティについてもクラウド事業者の基準に依存するため、自社セキュリティに自信がある場合はその強度の低下を懸念すべきでしょう。

クラウドワークフローシステムの選び方

以上の点を踏まえ、クラウドワークフローシステムを選ぶ際には、まず自社の規模に適した製品かどうかを考えることが大切です。自社の規模に合わないほどに大規模なシステムだと、かえって運用コストが圧迫し、費用対効果が下がってしまうかもしれません。

また、自社システムとの互換性もチェックし、連携が可能かどうか、連携できないシステムがある場合は刷新するか、ワークフローシステムの導入を別の製品で検討するか、考えましょう。もちろん、システムが自社で求める機能要件を満たしていることも大切です。

ワークフローのクラウド化でDXを推進しよう

この記事では、クラウドワークフローシステムのメリットとデメリット、そしてこれらを踏まえたシステム選びのポイントについて解説しました。

クラウドワークフローシステムは魅力的なサービスですが、導入にあたってはデメリットもあります。まずは自社でシステムの要件定義を行い、要件を満たした製品を選ぶことを念頭に考えると良いでしょう。