会議やウェビナーのたびに、モニターやスピーカー、PCの接続に時間を取られている。つなぎっぱなしの配線で会議室はいつもゴチャゴチャした印象……。
そのような問題を抱える企業は少なくないのではないでしょうか。リモートと出社のハイブリッドが当たり前になったアフターコロナのオフィスにおいて、会議システムやホワイトボードのあり方を見直すことが求められています。

そこでご紹介したいのが、会議やウェビナーにおける業務効率を大幅に高め、コスト削減やアイデア創出に貢献する、“次世代コミュニケーションボード『MAXHUB』”です。

実際に同製品を導入し、メリットを実感したことをきっかけに、国内ディストリビューターとして取り扱いを始めた株式会社イグアスのパートナービジネス事業部 ソリューション本部 オープンシステム営業部、加藤 弘之氏、阪本 加代子氏に、実際に使って分かるメリットや性能についてデモを交えつつ解説していただきました。

“実際に使ってメリットを感じたこと”から、国内で代理店販売を開始

2006年創業の株式会社イグアスはIBMシステム製品のバリューアディッドディストリビュータ(VAD：Value Added Distributer)としてスタートし、3Dプリンター事業やBtoB向けサプライECサイト『サプライズバンクドットコム』、バッテリースマートソリューション『MOTTA』など、事業領域を広げてきた企業です。

そんな同社が『MAXHUB』の国内販売を始めたきっかけは、「2022年の9月ごろから社内で実際に使い始めたことにある」と阪本氏。

サーバーや業務可視化など2023年11月時点で約220種類のソリューションを取り扱うイグアス社のソリューション事業部。中でも新たな領域として取り扱うようになったのが『MAXHUB』です。コロナ禍でリモート・出社を交えた新しい働き方が求められるようになったときに人々に実感をもってメリットを伝えられるサービスだという考えから、社内で導入後すぐに自社でも扱っていきたいという意向が固まったといいます。

DXというキーワードの重要性を人々が広く認識した昨今。そんな中「DXを何から始めたらいいか分からない」「リモートワークを含めた業務のDX化を始めたが、うまくコミュニケーションが取れない」という声があり、次世代コミュニケーションボード『MAXHUB』はそのDXを始めるきっかけになると阪本氏は語ります。

『MAXHUB』は、カメラ、マイク、スピーカー、手書きタッチパネル、Windows PCが一体化した“次世代コミュニケーションボード”

次世代コミュニケーションボード『MAXHUB』は、カメラ、マイク、スピーカー、手書きタッチパネル、Windows PCが一体化した製品です。

コミュニケーションボードという呼び方には「単に“ホワイトボードを電子化したもの”から一歩進んで、社内コミュニケーションや会議を活発化させられる」という意味が込められているのだとか。

例えば、社内コミュニケーションや会議の前には「資料の収集～配布」「機器接続セッティング」、最中には「各自のメモ」、終わった後には「各種機器の片付け」など、社内コミュニケーションや会議において本質的でないプロセスに時間がかかってしまっていることは少なくありません。そのため1時間の会議時間がある中で、実際に議論ができる時間は45分程となってしまうことがあります。イグアス社では、会議室常設の『MAXHUB』に資料を表示し、書き込んだ内容も含めファイル化し議事録として保存し、その内容をシームレスに共有まで済ませることで、毎回の会議の準備・片付けで発生する時間的コストの節約につながっているといいます。

また、何より重要な「社内コミュニケーションや会議の質の改善」にも同製品は貢献します。投影資料が見にくい、声が聞こえにくい、メモや議事録作成に必死になり、ディスカッションがおろそかに……。このような事例には皆さんも覚えがあるはずです。明るい部屋でも見やすい大画面4Kディスプレイ、4800万画素の超高感度カメラ、AIが発言者の位置を特定する高性能アレイマイク、いつでも書き込み、遠隔拠点の『MAXHUB』同士で共有できるホワイトボードなど、コミュニケーション促進に向けた各要素が、それらの課題を解決します。

「会議中にPCではなく会場にいる一人一人の顔に向き合えるようになったことで、プレゼンター・参加者双方の意識向上にもつながった実感があります」（阪本氏）。

右上にタイマーを表示してペース配分を考えながら話すなど、工夫次第でより便利な使い方が可能になるとのこと。

さらに、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボード、PC、Webカメラ、スピーカー、集音マイク、ケーブルなど個別の機器の選定・購入にかかる人的・金銭的コストの削減につながるのもオールインワンで完結する次世代コミュニケーションボードならではのメリットです。

以前はスピーカー、プロジェクターのような機器が常設され、ケーブルはスパゲッティーのように絡まり、会議室の見た目はあまり好ましくない状態にあったと加藤氏。『MAXHUB』導入により「会議室は非常にすっきりした」と話します。

Windowsをベースにしているから、機能豊富かつ誰にでも使いやすい

『MAXHUB』の特長として挙げられるのが、「ホワイトボード機能がWindowsで動く」ということです。

実際に、ホーム画面から「ホワイトボード」が呼び出され、即座に『Microsoft Teams』の共有画面に表示されました。

このように、すべての機能がマイクロソフトのアプリケーションとシームレスに連携できるのも『MAXHUB』のほかにはないメリットの一つです。書き込んだ内容はそのままPDFファイルに変換でき、遠隔かつ匿名でも使える付箋・投票機能などアイデア出しやブレインストーミング向けの使い方も充実しています。

日頃慣れ親しんだWindowsのホーム画面が利用可能で、付属のワイヤレスドングルを使えば簡単に手元のPCの画面を投影できるのは、あまり電子ホワイトボードやモニターに親しみのない方にもうれしいポイントです。また、イグアス社からは各企業の希望に合わせて、操作ガイドや操作説明会といったサポートの提供も行われているということです。

『MAXHUB』はどの業種・業態の企業にもマッチする ユニークな活用事例は？

「『MAXHUB』はどの業種・業態の企業にもマッチするのです」（加藤氏）。

その言葉の通り、『MAXHUB』を活用している業界は金融、製造、IT、建築、医療、教育（学校）などさまざま。その規模もスタッフ1名のSOHOから、数千名規模のエンタープライズ企業まで多様です。
だからこそ『MAXHUB』の使い方もそれぞれに異なります。ここでは『MAXHUB』を導入した企業のニーズに合った活用方法とその効果を紹介いただきました。

• ホワイトボード兼Web会議用モニターとして、拠点ごとに1台ずつ導入したITソフトウエア企業。拠点間の資料共有のハブとなり、会議のコストカットや利便性向上にもつながった。
• コロナ禍をきっかけにリモートと出社のハイブリッドで研修を実現する必要が生じた金融業界の企業。高精度カメラで会場全体が見渡せることで参加者全員に一体感が生まれ、遠隔地からの講師の招聘など新たな可能性も開けることに。
• 会議室のプロジェクター・接続機器のリプレイスをきっかけに『MAXHUB』導入に踏み切ったオフィスデザイン・内装設計を営む企業。オフィスに見合ったスマートなデザインかつ、65インチの大画面ディスプレイにより、拠点間の意思疎通がスムーズに。

これだけ機能があると逆に使い道に迷ってしまうのでは？

そう尋ねたところ、返ってきたのは「まずは一つの入り口から入って、効果を実感するに従ってさまざまな機能を知っていただきたい」という答えでした。

「そこから、お客さまが新たな使い方を思いつくこともあるかもしれません」（加藤氏）。

企業のDXは会議室から 気負い過ぎずどんな用途にもぜひ一度導入を

──DXにあたって『MAXHUB』をまず、どんな業務に使っていただきたいですか？

その質問に対し、阪本氏は「あまり気負い過ぎずどんな用途でも、まずは導入してほしい」と答えます。

イグアス社においても『MAXHUB』導入当初は利用をためらう方も見られたとのこと。しかし、徐々にその姿が会議室にあるのが当たり前になり、今では「完全にオフィスに溶け込んで活用されている」ということです。

また、「『MAXHUB』を導入すると、会議室の全体がすごくすっきりして綺麗な印象になるんです」と加藤氏。“会議室は会社の顔”と昔からよくいわれる中で、次世代コミュニケーションボードの導入は企業のブランディングや社員の意識向上にもつながると語ります。

貴社の会議室は配線でごちゃごちゃした印象だったり、リモート拠点との会議で時間のロスや不便が生じていたりしませんか？
ぜひ、さまざまな業界にマッチする次世代コミュニケーションボードの活用をご検討ください。

またオリックス・レンテックでは、『MAXHUB』の取り扱いを開始しております。 まずはレンタルにて任意の期間使ってみるのもおすすめです。

※MAXHUBは、Guangzhou Shizhen Information Technolgy Co.,Ltd.の登録商標です。