「Microsoft 365の導入を検討しているけれど、どのようなプランがあるのか分からない」、「導入手順を知りたい」と思っている方はいませんか？
Microsoft 365は、WordやExcel、Microsoft Teamsといった、業務に欠かせないOfficeのアプリケーションを利用できるサブスクリプションサービスです。
今回の記事では、そんなMicrosoft 365の特長からOffice 365との違い、プラン、メリットや導入する際のポイント、導入方法まで分かりやすく解説します。
Microsoft 365の導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

Microsoft 365とは？

Microsoft 365とは、Microsoftが提供するサブスクリプション型のサービスです。
Microsoft 365には、個人および家庭向けから、一般法人、大企業、教育機関向けまでさまざまなプランがあり、それぞれにWordやExcel、PowerPointといったOfficeのアプリケーションをはじめ、オンラインコミュニケーションツールのMicrosoft TeamsやクラウドストレージサービスのOneDriveなどが含まれています。
また、プランによってはMicrosoft Defender for Office 365 などのセキュリティ機能を利用できるものもあり、セキュリティ強化を図りたい企業にもおすすめです。
加えて、これらの機能は1ライセンスで複数のデバイスから場所・時間を問わず利用できるため、リモートワークに活用する企業も増えています。

Microsoft 365とOffice 365の違い

Office 365の一部の商品は、サブスクリプションに含まれる機能と利点の範囲をより適切に表現するために、2020年4月にMicrosoft 365に名称を変更しました。
そのため、Microsoft 365とOffice 365では、ほとんど違いはありません。
ただし、大企業向けの一部プランには、Office 365の名称を残したものがあり、現在でも購入ができます。
具体的には、Office 365には「Office 365 E3」、Microsoft 365には「Microsoft 365 E3」という名称が似たプランがあるので、選定する際には注意が必要です。
それぞれのプランの違いは、Microsoft公式ページをご確認ください。

Microsoft 365の機能一覧

Microsoft 365には、主に以下の機能が搭載されています。

Word	文書作成ソフト。企画書・会議資料などさまざまなタイプの文章の作成が可能
Excel	表計算ソフト。データを表形式で可視化・編集でき、営業から経理まで幅広く活用されている。
PowerPoint	プレゼンテーションソフト。企画書や営業資料などの作成に活用されている。
Outlook	メールソフト。メールの受送信だけでなく、To Doリストの作成やスケジュール管理が可能。
Microsoft Teams	オンラインコミュニケーションツール。チャットやオンライン会議、タスク管理が可能。
OneDrive	オンラインストレージサービス。クラウド上でデータの保管・共有・編集が可能。
OneNote	デジタルノートアプリケーション。キーボードを使ったテキストの入力はもちろん、デジタルペンでの書き込みも可能。
Exchange	クラウドベースの電子メールサービス。メールの送受信はもちろん、グループ内でのメールの共有やスケジュール管理が可能。
SharePoint	ファイル共有やコラボレーションを目的としたソフト。主にビジネスシーンで活用されている。
Clipchamp	動画編集ソフト。トリミングやテロップの追加といった基本的な操作に加え、トランジションやアニメーションなどの機能も搭載。
Access	データベース管理ソフト。豊富なテンプレートからビジネス用アプリケーションの作成が可能。
Publisher	簡易DTPソフト。チラシやはがき、カタログなどの販促物の作成が可能。

これらの機能の詳細な内容を知りたい方は、それぞれのリンクからMicrosoft公式ページにアクセスしてご確認ください。
また、Microsoft 365のプランによって、利用できる機能は異なります。
それぞれのプランで利用できる機能は、後ほど解説するのでぜひ参考にしてください。

Microsoft 365でできること

Microsoft 365でできることを具体的に解説します。

複数のデバイスからの利用

Microsoft 365はクラウドベースのプラットフォームであるため、インターネットに接続された複数のデバイスからアクセスできます。
パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなど、場所や時間に関係なく作業を行えるため、リモートワークにも対応できます。
また、オフィスワークでも、複数人で同じドキュメントを共同で作成・編集することで、生産性向上を実現できるでしょう。

クラウドベースでの一元管理

Microsoft 365では、クラウド上ですべてのデータと設定を一元管理できるため、管理者は容易に各種設定を変更したり、セキュリティ対策を施したりできます。
これにより、組織内の情報管理の効率化とセキュリティ向上を図れます。
また、ライセンスの割り当てや追加も一元的に行えるので、従業員の増減にも柔軟に対応できるでしょう。

Officeソフト拡張機能の利用

Microsoft 365では、WordやExcel、PowerPointといった従来のOfficeソフトに加えて、Microsoft TeamsやPlanner、OneNoteといったサービスが提供されています。
これらのサービスをリモートワークやタスク管理などビジネスのさまざまな場面で活用することで、業務効率化を図れます。

最新バージョンのOfficeソフトの利用

パッケージ版のOfficeソフトの場合、購入時は最新であっても、数年後には旧バージョンとなります。
Microsoft 365であれば、常に最新バージョンを利用できるので、買い替える必要がありません。
また、新機能の追加やセキュリティ更新が自動的に適用されるため、業務効率化やセキュリティ強化の面でも大きく貢献します。

クラウドストレージを利用したファイル共有・オンライン会議

Microsoft 365では、OneDriveやSharePointといったクラウドストレージを利用して、簡単にファイル共有やリモートワークや外出先からの共同作業を行えます。
また、Microsoft Teamsを利用したリアルタイムのコミュニケーションも可能で、テキストチャットだけでなく、音声通話やビデオ会議など、さまざまな用途に活用できます。

Microsoft 365のプラン

Microsoft 365には「個人および家族向け」・「一般法人向け」・「大企業向け」・「教育機関向け」の4つのプランがあります。
その中で法人向けプランの内容を具体的に解説するので、自社に合ったものがあるか確認してみてください。

一般法人向け

一般法人向けのプランは、利用できる機能や実現できるセキュリティ対策のレベルによって4つに分けられています。

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basicは、一般的なビジネスニーズに対応したプランです。
WordやExcel、PowerPoint、Microsoft TeamsといったWeb版・モバイル版のMicrosoft 365 アプリケーションのみ利用でき、ユーザー一人あたり1TBのクラウドストレージが提供されます。
また、50GBのメールボックスとカスタムのメールアドレスを利用したメールのホスティングもできます。

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standardは、Microsoft 365 Business Basicよりも幅広いビジネス機能を提供するプランです。
Microsoft 365 Business Basicのすべての内容に加え、Windows PCのみ、AccessやPublisherを利用できます。
加えて、Microsoft 365のアプリケーションを、ユーザー一人あたり最大5台のWindows PCまたはMacにインストールできます。

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premiumは、ビジネス機能と高度なセキュリティ機能を兼ね備えたプランです。
Microsoft 365 Business Standardのすべての内容に加え、Microsoft Intune、Azure Information Protectionを利用できます。
さらに、サイバー攻撃からのデバイス保護やアプリケーションへの条件付きアクセス機能などの高度なセキュリティ対策を行える機能を活用できます。

Microsoft 365 Apps for business

Microsoft 365 Apps for businessは、ビジネスシーンでの活用がおすすめのプランです。
WordやExcel、PowerPoint、Outlook、OneDriveといった業務に必要なアプリケーションだけでなく、AccessやPublisherを利用できます。
加えて、ユーザー一人あたり1TBのクラウドストレージが提供されます。
Microsoft 365 Business StandardやMicrosoft 365 Business Premiumよりも安価なので、コストを抑えたい企業におすすめです。
それぞれのプランの詳細をリンクから確認・比較して、自社に合ったものを選定してください。

大企業向け

大企業向けのプランも、利用できるアプリケーションやセキュリティ機能によって三つに分けられています。

Microsoft 365 E3

Microsoft 365 E3では、WordやExcel、PowerPointはもちろん、一般法人向けの一部のプランでしか利用できなかったAccessやPublisher、OneNoteを利用できます。
そのほかにも、メールサービスのExchangeやファイル共有に役立つSharePoint、タスク管理に活用できるPlannerなど、さまざまなアプリケーションを活用できます。

Microsoft 365 E5

Microsoft 365 E5は、Microsoft 365 E3の内容に加え、大企業向けの高度なセキュリティ機能や分析機能を利用できます。
Microsoft 365 E3では利用できなかった、高度な攻撃に対する統合された保護を提供するセキュリティ機能のMicrosoft 365 Defenderに対応しているのが特長です。
そのほかにも、情報保護に役立つAzure Information Protection P2にも対応しているので、強固なセキュリティ環境を構築したい企業におすすめです。

Microsoft 365 F3

Microsoft 365 F3は、現場担当者向けのプランです。
WordやExcel、Outlookだけでなく、定型業務の自動化に役立つPower Automateや、フローチャート・組織図を効率的に作成できるVisio、アンケート作成ツールのMicrosoft Formsなど、さまざまなアプリケーションを利用できます。

Microsoft 365を導入するメリット

Microsoft 365を導入することで、セキュリティ対策の強化や初期投資の削減などのメリットが見込めます。
具体的な内容を解説するので、ぜひ参考にしてください。

セキュリティ対策の強化が見込める

Microsoft 365を導入することで、社内全体のセキュリティ対策が強化されます。
Microsoft 365は、データ保護やマルチウエア対策、ネットワークセキュリティなど、包括的なセキュリティ機能を提供しています。
また、これらの機能は自動的に更新されるので、最新の脅威にも対応できます。
加えて、アクセス管理やユーザー認証機能を備えており、誤ったアクセスやデータの流出を防げます。

初期費用が抑えられる

従来のオンプレミス型のソフトウエアやパッケージ版の場合、サーバーやライセンス購入などの初期費用が必要ですが、Microsoft 365はサブスクリプション型のクラウドサービスなので、初期費用を抑えられます。
月額または年額のサブスクリプション料金だけで必要なサービスを利用できるので、初期費用を抑えたい企業におすすめです。

コストが一定で経費精算が容易

Microsoft 365は、ユーザーが必要とするすべてのアプリケーションとサービスを一つのパッケージで提供するため、独立したソフトウエアを個別に購入・管理する必要がなく、コストが一定なので、経費精算のプロセスも容易になります。
また、コストが一定であることで、予算の見通しが立てやすいのもメリットです。

Microsoft 365を導入するデメリット

Microsoft 365の活用にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。
Microsoft 365の導入を考えている方は、メリットと併せてデメリットも把握した上で検討してください。

一定期間ごとにコストが発生する

Microsoft 365はサブスクリプション型のサービスなので、月または年に一度の定額のコストが発生します。
パッケージ版のOfficeと比較すると初期投資は抑えられますが、長期的な視点で見ると、経済的な負担になる場合があります。
特に多くの従業員が在籍している企業は、料金が積み重なり、Microsoft 365にかかるコストが高くなるため、Microsoft 365を選択する際は、慎重なコストパフォーマンスの評価が必要です。

自動アップデートが業務に支障をきたす恐れがある

Microsoft 365には、最新のバージョンがリリースされると自動的に更新する機能がありますが、この機能はユーザーが手間をかけずに常に最新の機能を利用できるメリットがある一方で、アップデートの内容によっては、業務に支障をきたす恐れがあります。
例えば、新しいバージョンが既存の業務フローや特定のアプリケーションと互換性がない場合、業務が停止してしまう可能性があります。
また、アプリケーションの操作感が変わると、順応するのに手間取り、生産効率が低下してしまう恐れもあります。

Microsoft 365の導入手順

Microsoft 365は、以下の手順で導入します。

1. 自社に合ったMicrosoft 365のプランを購入する。
2. Microsoft 365管理者画面にログインする。
3. トップページが表示されたら「Officeのインストール」→「ソフトウエアのインストール」をクリックする。
4. インストールファイルがダウンロードされたら、ファイルをクリックし「実行」を選択する。
5. インストールが開始されるので、インターネット接続を切らずに待機する。
6. インストールの完了画面が表示されたら「閉じる」をクリックする。
7. スタートメニューなどからアプリケーションが追加されていることを確認する。

Microsoft 365の導入が向いている企業

Microsoft 365の導入は、さまざまな業界や規模の企業に有益ですが、Microsoft TeamsやOneDriveなどを利用できるため、特にリモートワークの採用を検討していて、リアルタイムでのコミュニケーションや共同作業を円滑に行いたい企業におすすめです。
また、Microsoft 365には、電子メールやファイルを暗号化する機能や、データ損失防止機能（DLP）が備わっているため、高度なセキュリティ環境を構築したい企業にも適しています。

Microsoft 365を導入する際のポイント

Microsoft 365を導入する際のポイントを紹介します。
Microsoft 365の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

自社に必要なサービスを明確にする

Microsoft 365は多くの機能を提供していますが、すべての機能が必ずしも自社にとって必要とは限りません。
例えば、WordやExcelといった一般的なソフトを使用できれば十分と考える企業もあれば、AccessやPublisherなどを事業に活用したいと考える企業もあります。
Microsoft 365を導入する際は、自社が必要とする機能やサービスをあらかじめ明確にし、自社にとって最適なプランを選択しましょう。

自社に必要なセキュリティ強度を明確にする

Microsoft 365は、プランによって利用できるセキュリティ機能が異なります。
同様に、企業によっても必要とするセキュリティの強度は異なります。
例えば、金融業界や医療業界など、多くの顧客の個人情報を扱う企業の場合は、より高度なセキュリティ機能が必要です。
一方で、小規模ビジネスや非営利団体などは、組織によっては基本的なセキュリティ機能で十分だと考えている場合があります。
そのため、Microsoft 365を導入する際には、自社に必要なセキュリティ強度を明確にし、適したプランの選択が重要です。

自社の規模に合ったプランを選定する

Microsoft 365には、一般法人向けから大企業向けまでさまざまなプランがあり、それぞれの企業の規模によって適切なプランは異なります。
例えば、 Microsoft 365 Apps for businessは最大300名までのユーザーに対応するプランであるのに対し、 Microsoft 365 E3やE5はユーザー数無制限で利用できます。
また、それぞれのプランで料金も異なるので、自社に必要なサービスだけでなく、確保できる予算を鑑みた上でのプラン選択が重要です。

パソコンを効率的に運用するならWindows Autopilotもおすすめ

Microsoft 365は、パソコンの運用に役立つサービスですが、パソコンを効率的に運用するならWindows Autopilotもおすすめです。
Windows Autopilotとは、Microsoftが開発したクラウドベースの展開ツールです。
Windows Autopilotでは、設定情報となるプロファイルをクラウド上で作成できるため、マスタイメージの作成工数を軽減できます。
また、ユーザーは、PCをインターネットに接続してID・パスワードを入力するだけで、自動でセットアップが完了するため、迷わずに操作できます。
情報システム担当者もユーザーから問い合わせを受けることがなく、両者の業務効率化につながります。
Windows Autopilotの詳細は、以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。