システム開発やリプレイスを外部に依頼する場合、比較検討段階で力を発揮する資料としてRFI・RFPがあります。自社の目的に合致したシステムを構築するにあたって非常に重要な資料ですが、両者の違い、記入のポイントなどまだまだ分かっていないという方は多いのではないでしょうか。
本記事では、両者の概念から、記入方法まで、まとめて解説します。

RFIは「情報提供依頼書」、RFPは「提案依頼書」 両者の違いは？

RFI・RFP、それぞれの概念と違いについてまずは押さえましょう。

RFI（Request For Information：情報提供依頼書）は、文字通りソフトウエアベンダーやSIerに“情報提供”を依頼するための資料です。最初に情報提供を依頼するための資料であり、企業のサイトやカタログが充実していれば割愛されることもあります。

一方、RFP（Request For Proposal：提案依頼書）は、初期のベンダー選定を経て、より具体的な提案を受けるための資料です。RFPを受けて制作された提案書をもとに比較評価の上、契約締結へとシステム開発・リプレイスのフローは進むことになります。

このように、RFI・RFPの違いは“それらの資料が契約締結までのどのフェーズで用いられるか”にあります。RFIは企業を知る第一歩であり、ベンダー企業の候補を数社に絞り込むことが目的です。一方、RFPは具体的な提案を通して一社に決定するための資料であり、RFI以上にプロジェクトの詳細が具体化されている必要があります。
なお、両者ともWord、Excel、PowerPoint、PDFなど一般的なビジネス用文書フォーマットで作られるのが一般的です。

また、RFI・RFPに関連する資料として、RFQ（Request For Quotation：見積依頼書）も存在します。RFQはその名の通り見積もりを依頼するための資料であり、すでにRFI・RFPでその他の条件を把握できた段階や、既製品を購入する際などに用いられます。

それでは、RFI・RFPの具体的な記載内容と意識したいポイントについて見ていきましょう。

「RFI」の記載内容と押さえておきたいポイント

RFIには、おおむね以下のような内容を記載し、ベンダー選定にあたって前提となる情報を提供してもらいます。

• 自社の概要（社名／所在地／業種／問い合わせ先など）
• 情報提供依頼の目的
• プロジェクトの概要（目的／背景／課題／スコープ／スケジュール感など）
• プロジェクトの前提条件（クラウドかオンプレミスか／予算規模など）
• 提供してもらいたい情報（依頼のメリット／実績／費用概算／カタログなど）
• 情報提供形式（フォーマット／期限など）
• （必要な場合は）機密保持依頼

RFIは企業を知るための第一歩ですから、システム要件や依頼内容について完璧に詳細を記載する必要はありません。ある程度ベンダー企業側に記載内容を委ねることで、工数をかけすぎることなくシステムのイメージを固めやすくなるはずです。

とはいえ、依頼前に「自社の比較検討において必要な情報の洗い出し」と「候補企業の下調べ」は完了させておきましょう。RFIで情報提供を受けるメリットに、同じ質問に対する回答を比較検討することで、候補企業が選びやすくなるという点があります。そのため、どのような情報の提供を依頼するかのブラッシュアップは欠かせません。また、RFIを出す時点である程度候補が絞れていることも重要です。下調べを済ませておくことで、提案が妥当かどうかの判断もしやすくなります。

「RFP」の記載内容と押さえておきたいポイント

企業に具体的な提案を求めるRFPに記載される項目には、以下のようなものがあります。

• 自社の概要
• プロジェクト概要（方針、課題など）
• プロジェクトのゴール（短期・中期・長期など詳細に）
• 現在のシステム構成の詳細・対象範囲
• プロジェクトの成果物と機能要件
• 提案依頼事項（システム構成／KGI・KPI／見積もり金額／品質・性能条件／スケジュール／保守条件など）
• 選定基準・スケジュール
• 機密保持依頼

RFIとは違い、RFP作成時点ではベンダー企業に求める要件（機能要件・非機能要件）や前提条件、プロジェクト体制が整理されている必要があります。特に重要なのが、経営者やマネジメント層、実際にシステムを使う現場社員など、プロジェクトに関わるステークホルダーの意見を漏れなくヒアリングし、社内の意見をまとめておくということです。提案を受けたあとに「やっぱりこの条件も入れたい……」などと、プロジェクトの軸にブレが生じては、大幅なロスが発生してしまいます。

RFPの作成と同時に評価の手法の策定も進めてしまいましょう。プロジェクトの目的に合わせて絞り込んだ条件ごとに点数をつけ、そこに重要度に合わせて調整された傾斜配点を掛け合わせることで、数値による評価を可能にする“重み付け評価”などが一般的に用いられています。

RFI・RFP作成の軸は、プロジェクトの目的と自社の体制

ベンダー企業を選定するにあたって役立つ二つの強い武器、RFI・RFPについて解説してまいりました。この中でもRFPの方が必須とされやすく、RFIのフェーズはスキップされることもありますが、候補選定の段階で目的や条件をある程度絞り込み同一条件でベンダー企業を比較できるのは大きな強みとなりえます。
プロジェクトの目的と自社の体制を軸に、二つの資料を戦略的に作成していきましょう。